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quí hay una técnica para lidiar con la distracción de hacer un horrenda lista de cosas por hacer. Esto también es útil para administradores. (Adaptado de una artículo de Peter Axt)

Pasos

1. Escriba todas las tareas que necesitan ser hechas, a menos que ya hayas hecho esto con anterioridad.
2. Elije prioridades para cada tarea.
* P1: Rojo: Hoy/Mañana (Día)
* P2: Anaranjado: 3-7 Días (Semana)
* P3: Amarillo: 2-3 semanas (Mes)
* P4: Rosado: Más tarde en el año (Lista de intenciones)
3. Sé realista. Si tienes 50 ítems en tu lista, no más de tres deben ser marcados con rojo y quizás seis o 7 en anaranjado. Haz los cálculos para ajustar el tamaño de la lista que tengas. Mucha gente, quizás la mayoría no tendrá ítems en rojos. No es cierto que todos estamos urgidos de realizar una tarea cada 24 horas, es solo que nosotros amamos el drama y el escurridizo deseo de sentirnos importantes.
4. Empieza a trabajar en los ítems rojos primero. A pesar de que sean horribles, aburridos e intimidantes, la idea es mantenerse en calma y mantener el balance. Empieza a trabajar en lo que verdaderamente necesita ser hecho. Cuando esté hecho repite el procedimiento.
5. Empieza con los ítems de la lista naranja. No pienses ni por un segundo en los ítems de la lista amarilla hasta que los de la lista roja y anaranjada estén hechos. Si una nueva tarea es encargada, dale un color y ponlo en la lista. Cada mañana haz una nueva lista y reasigna los colores según sea necesario.
6. Mantén un registro de tu progreso.
* Después de una semana, toma 15 minutos para evaluar los ítems de color amarillo (Mes).
* Marca aquellos que se hayan resuelto solos. Haz lo mismo con aquellos ítems que no son importantes de todas maneras. Es muy probable que estés sorprendido de la cantidad de traeas que tienes ahora.
* Subraya aquellos ítems que puedes retirar de la lista, usar tecnología en vez de ocuparte de ellos, delegarlos a alguien más. Crea un item rojo de modo que puedas deshacerte de ellos de la manera apropiada.


Consejos

* Empieza tu lista de nueva y revisa los ítems amarillos la siguiente semana. Haz la limpieza de nuevo, solo que esta vez, retira los ítems rosados y amarillos o cualquier item que haya estado en tu lista por más de un mes. Si no los haz movido ni a la lista rojo ni a la anaranjada, olvídalos. No es probable que vayan ha ser completados el siguiente mes tampoco.
* Si te apegas a esta lista de tareas tendrás una cantidad sorprendente de trabajo hecho; tú siempre estarás con la atención puesta en lo que realmente es importante y tu lista de tareas realmente se convertirá en algo útil y no en una simple lista de buenas intenciones.
* Administra tu tiempo con incrementos de 15 minutos. Intenta hacer lo que tienes que hacer o parte de lo que tienes que hacer en este tiempo, la determinación es muy buena ayuda.
* Cada 2 horas, toma un descanso de 15 minutos para poder volver al trabajo con la energía resuelta y con la atención puesta en tu objetivo.


Advertencias

* Todo esto tiene que ser tomado muy seriamente y poner a un lado el concepto de "Todo tiene que ser hecho hoy". Con una buena planificación todo puede ser hecho, pero no al mismo tiempo.